DERBİS SİSTEMİ NEDİR?

DERBİS Sistemi Hangi Amaçlarla Kuruldu

DERBİS sistemi, dernek hizmetlerini tek bir elektronik altyapıda toplamak amacıyla kurulmuştur. Genel Müdürlüğün açıkladığı proje amaçları birkaç başlıkta toplanır. Bu amaçlar, sistemin hangi işlevleri neden taşıdığını da açıklar.

İşlemlerin İnternet Üzerinden Yürütülmesi

DERBİS sistemi tümüyle internet tabanlıdır. Dernek yetkilisi işlemini istediği yerden yapar. Ayrıca fiziksel dosya taşımak veya evrak sırası beklemek gerekmez. Böylece küçük derneklerin idari yükü belirgin biçimde hafifler.

Sivil toplum kuruluşlarına sunulan hizmetler de bu yolla modernleşir. Hizmet süreci dijital ortama taşınınca bürokratik adım sayısı azalır. Öte yandan sistemin doğru kullanılması ayrı bir sorumluluk doğurur.

Dernek yöneticisi, verdiği bildirimin sisteme düştüğünü anında görür. Belgenin akıbetini öğrenmek için ayrıca yazışma yapması gerekmez. Bu durum, süreye bağlı bildirimlerde güvenli bir kayıt oluşturur.

Genel Müdürlüğün Hizmet Sunumunun Etkinleşmesi

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü dernek dosyalarını tek merkezde görür. Merkez birimleri ile il müdürlükleri aynı kaydı okur. Ortak altyapı, birimler arasındaki koordinasyonu güçlendirir.

DERBİS sistemi yalnız derneklere değil bütün faydalanıcılara açıktır. Kullanıcı, ihtiyaç duyduğu bilgiye kendi ekranından ulaşır.

İdare aynı bilgiyi ikinci kez istemek zorunda kalmaz. Bu da başvuru sahibinin zamanını korur. Örneğin adres değişikliği bir kez bildirildiğinde bütün birimlerde görünür.

e-Devlet Kapısı ile Entegrasyon

DERBİS sistemi e-Devlet Kapısı ile bütünleşik çalışır. Kullanıcı, kimlik numarası ve e-Devlet şifresiyle giriş yapabilir. Bu yol ayrı bir kullanıcı adı ezberlemeyi gereksiz kılar.

DERBİS sistemi, kendi modülleri ve e-Arşiv ile de tam entegredir. Belge bir kez yüklenir ve ilgili bütün ekranlarda görünür.

Entegrasyon, kamu kurumlarının veri taleplerini de karşılar. Kurumlar dernek bilgisini web servisi üzerinden alır. Böylece dernekten aynı belgenin yeniden istenmesi gerekmez.

Güncel Bilgiye ve Güvenli Veriye Erişim

DERBİS sistemi güncel dernek verisini hızlı biçimde sunar. İstatistikleri sorgulanabilir ve raporlanabilir hale getirir. Politika belirleyen kurumlar bu verilerden yararlanır.

Bilgi güvenliği sistemin öncelikli tasarım ölçütüdür. Bu nedenle sistem, verileri yetki seviyesine göre açar. Yetkisiz kullanıcı, başka bir derneğin dosyasını göremez.

Üye kayıtları bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu da uygulanır. Dernek yönetimi üye bilgilerini bu çerçevede işler.

Kamuoyuna Açık Sivil Toplum Verisi

Genel Müdürlük, sivil topluma ilişkin verilerin bir bölümünü kamuoyuna açar. Faal dernek sayıları ve faaliyet alanları buna örnektir. Açık veri, dernek ile vatandaş arasındaki güveni artırır.

Kamu kurumları, yerel yönetimler ve dernekler arasında ortak bir iletişim alanı da doğar.

Bu altyapı ortak proje ve iş birliklerini kolaylaştırır. Taraflar aynı veriye baktığı için mükerrer bildirim ihtiyacı azalır. Ayrıca yerel yönetimlerin destek programları daha isabetli planlanabilir.

Veriye Dayalı Karar ve Dijitalleşme

Sistem, topladığı veriyi hızlı biçimde çözümlenebilir hale getirir. Böylece kurumlar kararlarını sayısal veriye dayandırabilir. Örneğin faaliyet alanına göre destek programları planlanabilir.

DERBİS sistemi, kamu hizmetlerinin dijitalleşmesi hedefinin bir parçasıdır.

Elektronik ortamda sunulan her hizmet, vatandaşın idare kapısında beklemesini kısaltır. Genel Müdürlük projenin amacını bu şekilde tanımlar.

Bu amaçların ortak noktası dernek yükümlülüklerinin kolaylaştırılmasıdır. DERBİS sistemi yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. Yalnız yükümlülüğün yerine getirilme biçimini değiştirir. Sorumluluk ise kanunun öngördüğü kişide kalmaya devam eder.

DERBİS Sistemi Üzerinden Hangi İşlemler Yapılır

Dernekler kuruluştan tasfiyeye kadar birçok işlemi DERBİS sistemi üzerinden yürütür. Kuruluş bildirimi, tüzük değişikliği ve yerleşim yeri değişikliği bunların başında gelir. Şube ve temsilcilik açılışları da aynı yoldan bildirilir. Dernek yönetimi, bildirimin dayanağını her işlemde ayrıca kontrol etmelidir.

Üyelik hareketleri de sisteme işlenir. Dernekler Kanununun 23 üncü maddesine göre üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenler bildirilir. Bildirim süresi, kabul veya sona erme tarihinden itibaren kırk beş gündür. Genel kurulda seçilen asıl ve yedek üyeleri ise dernek, genel kurulu izleyen otuz gün içinde bildirir.

Genel kurul ve üyelik bildirimlerinin süresini 5253 sayılı Dernekler Kanunu m. 23 şöyle belirler:

“Dernekler, genel kurulu izleyen otuz gün içinde, yönetim kurulu ve denetim kurulu ile derneğin diğer organlarına seçilen asıl ve yedek üyeleri, üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenlerin adını, soyadını, doğum tarihini ve kimlik numarasını kabul edilme ve sona erme tarihinden itibaren kırk beş gün içinde merkezinin bulunduğu dernekler birimine bildirmekle yükümlüdür.”

Yurt dışı bağlantılı işlemler ayrı bir başlık oluşturur. Kanunun 21 inci maddesine göre dernek, yurt dışından yardım almadan önce mülki idare amirliğine bildirimde bulunur. Nakdî yardımın bankalar aracılığıyla alınması zorunludur. Yurt dışına yapılacak yardımları da dernek, yardımdan önce bildirir.

Mali bildirimleri dernek yine DERBİS sistemi üzerinden verir. Kanunun 19 uncu maddesine göre dernekler yıl sonu faaliyetlerini ve gelir gider sonuçlarını beyanname ile bildirir. Beyannameyi her yıl nisan ayı sonuna kadar mülki idare amirliğine verirler. e-Arşiv modülü yüklenen belgeleri saklar.

Yıllık beyanname yükümlülüğü 5253 sayılı Dernekler Kanunu m. 19/1 hükmünde şöyle yer alır:

“Dernekler, yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını düzenleyecekleri beyanname ile her yıl Nisan ayı sonuna kadar mülkî idare amirliğine vermekle yükümlüdürler.”

Taşınmaz edinimi de bildirime tabidir. Kanunun 22 nci maddesine göre dernek, edindiği taşınmazı tapuya tescilden itibaren bir ay içinde bildirir. Proje destek başvuruları ile yardım toplama işlemlerini de dernek yönetimi sistem üzerinden izler.

Başlıca bildirim süreleri aşağıdaki tabloda özetlenmiştir:

DERBİS Kayıtları Denetimde Nasıl Kullanılır

Sisteme yüklenen belgeler denetimin de temel kaynağıdır. Kanunun 19 uncu maddesi İçişleri Bakanına ve mülki idare amirine denetim yetkisi verir. Denetimde derneğin tüzüğündeki amaç doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediği araştırılır. Defter ve kayıtların mevzuata uygun tutulup tutulmadığı da incelenir.

Kanun, bu denetimlerin risk değerlendirmesine göre ve üç yılı geçmeyecek biçimde her yıl yapılmasını esas alır. Denetimde kolluk kuvveti mensupları görevlendirilemez. Dernek yönetimi, denetim öncesinde sistemdeki kayıtları ve dayanak belgeleri karşılaştırmalıdır.

Denetimde eksiklik bulunursa Kanunun 17 nci maddesi devreye girer. Mülki idare amiri, suç oluşturmayan hata ve noksanlıkların giderilmesini yazıyla ister. Dernek bu eksikliği otuz gün içinde gidermek zorundadır. Süre içinde giderilmeyen eksiklik idari yaptırıma dönüşebilir.

Yardım Toplama ve Proje Destek Bildirimleri

Dernekler yardım toplama faaliyetlerini de sistem üzerinden izler. Yardım toplama, 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu hükümlerine tabidir. Kural olarak yetkili makamdan izin alınması gerekir. İzin almadan yardım toplayabilecek kuruluşlar ise ayrıca belirlenir.

Gelir toplayacak kişilere yetki belgesi düzenlenir. Kanunun 32 nci maddesinin (d) bendine göre yetki belgesi olmadan gelir toplayanlara idarî para cezası verilir. Bu şekilde gelir toplanmasına bilerek izin veren yönetim kurulu üyeleri de aynı yaptırımla karşılaşır.

Proje destekleri ayrı bir modül üzerinden yürür. Dernek, başvurusunu Proje Destek Sistemi üzerinden yapar ve sonucu aynı ekrandan izler. Desteğin kullanımına ilişkin raporlar da DERBİS sistemi üzerinden sunulur.

DERBİS Sistemi Nasıl Kullanılır

DERBİS Şifresi Nasıl Alınır

DERBİS sistemine giriş için kullanıcı kodu ve şifre gerekir. Şifreyi, dernek başkanı veya yetkilendirilen yönetim kurulu üyesi başvurusu üzerine alır. Başvuru, dernek merkezinin bulunduğu ildeki sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne yapılır. Yetkili kişi şifreyi başkasıyla paylaşmamalıdır. Şifrenin paylaşılması, yapılan işlemin kime ait olduğunu tartışmalı hale getirir.

Şifre teslim alındıktan sonra sisteme iki yoldan girilebilir. Birinci yol kullanıcı kodu ve şifreyle doğrudan giriştir. İkinci yol e-Devlet Kapısıdır. Ekranların ayrıntısı için Genel Müdürlüğün DERBİS kullanıcı kılavuzları sayfası incelenebilir.

Yetki, dernek tüzel kişiliğine bağlıdır. Yönetim kurulu değişince yetkinin de güncellenmesi gerekir. Aksi halde eski yönetici DERBİS sistemi üzerinde işlem yapmayı sürdürür. Bu durum sorumluluk bakımından ciddi bir risk doğurur.

e-Devlet girişinde kimlik numarası ve e-Devlet şifresi kullanılır. Kullanıcı, dernek adına işlem yapma yetkisini sistemde görür. Yetkisi bulunmayan kişi yalnız kendi kişisel kayıtlarına ulaşır.

Beyanname ve Bildirim Nasıl Yüklenir

Beyanname ve bildirim, DERBİS ana ekranında ilgili modül seçilip bilgiler doğrulanarak yüklenir. DERBİS sistemi açıldığında ana ekranda modüller listelenir. Beyanname, genel kurul bildirimi ve üye işlemleri ayrı başlıklar altındadır. Kullanıcı yapacağı işleme ait modülü seçer. Söz konusu modüller derneğin türüne göre farklılık gösterebilir.

Beyanname ekranında önce dönem seçilir. Sistem, derneğin önceki kayıtlarından gelen bilgileri getirir. Yönetici bu bilgileri denetler ve eksikleri tamamlar. Özellikle gelir ve gider kalemleri defter kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Belge Yükleme Adımları

Belge yükleme, dosya detay ekranındaki yükleme bölümünden başlar. Sistem, yüklenecek belgenin türünü sorar. Doğru türün seçilmesi, belgenin ilgili dosyaya düşmesini sağlar.

Yükleme sırasında şu adımlar izlenir.

• Belge türü seçilir. Beyanname, ek belge ve karar örneği ayrı türlerdir.

• Dosya seçilir. Dosyanın kılavuzda belirtilen biçim ve boyut sınırına uyması gerekir.

• Açıklama yazılır. Açıklama, belgenin hangi döneme ait olduğunu gösterir.

Beyanname Gönderme ve Onay

• Bilgiler tamamlanınca belge gönderilir.

• Sistem, işlem başarılıysa belge takip numarası üretir. Takip numarası, bildirimin verildiğini gösteren kayıttır.

• Gönderilen beyanname dernek dosyasına eklenir. Yetkili idare birimi belgeyi DERBİS sistemi üzerinden görür.

Yüklenen Belge Nasıl Düzeltilir

• Beyannamede hata varsa dosya sayfasındaki düzenleme seçeneği kullanılır.

• Yeni belge yüklenmeden önce eski belgenin kaldırılması gerekebilir.

• Bazı belgelerin değiştirilmesi ek yetki ister. Böyle durumlarda il müdürlüğüne başvurmak gerekir.

Maddi hatanın düzeltilmesi ile gerçeğe aykırı beyan birbirinden ayrılmalıdır. Kanunun 32 nci maddesinin (j) bendine göre beyannameyi bilerek gerçeğe aykırı verenler adlî para cezasıyla cezalandırılır. Bu ceza, yüz günden az olamaz. Yazım hatasının süresinde düzeltilmesi ise böyle bir sonuç doğurmaz.

Bildirim Gönderme

Beyanname yüklendikten sonra ilgili taraflara bildirim gönderilebilir. Bildirim, belgenin sisteme girdiğini karşı tarafa duyurur.

Bildirim sekmesi, güncelleme yapıldığında da kullanılır. Böylece taraflar son durumu aynı anda öğrenir. Ayrıca gönderilen bildirimlerin listesi dosyada saklanır.

Belgeye Erişim ve Raporlama

• Belgeye sonradan ulaşmak isteyen kullanıcı, dernek dosyasının belgeler bölümünü açar.

• Belgenin çıktısı alınabilir veya elektronik nüshası indirilebilir. Dernek yönetimi, denetimde istenebilecek belgeleri ayrıca kendi arşivinde tutmalıdır.

• Dosyaya eklenen bütün beyannameler için toplu rapor üretilebilir. Rapor, denetim sırasında dernek yönetiminin işini kolaylaştırır.

Elektronik ortamda verilen bildirim, kâğıt bildirimle aynı hukuki sonucu doğurur. Bu nedenle takip numaralarının ve rapor çıktılarının saklanması önerilir. Yönetim değiştiğinde geçmiş kayıtların devri de böylece kolaylaşır. Devir sırasında tutulacak kısa bir tutanak, sonraki dönemde çıkabilecek tartışmayı önler.

DERBİS Sisteminin Zayıf Yönleri Nelerdir

Bu güçlükler bildirim sürelerinin kaçırılmasına yol açabilir. Süre kaçırıldığında idarî yaptırım gündeme gelir. Teknik aksaklık iddiası da tek başına sorumluluğu kaldırmaz. Bu nedenle DERBİS sistemi üzerinden yapılan her işlemin ekran görüntüsü saklanmalıdır.

• Arayüz karmaşıktır. Modül sayısı fazla olduğu için sisteme ilk kez giren yönetici doğru ekranı bulmakta zorlanır. Yanlış modülden yapılan giriş, bildirimin geçersiz sayılmasına yol açabilir.

• Eğitim ihtiyacı yüksektir. Kılavuz ve video desteği bulunsa da her modül için ayrıntılı anlatım yoktur. Özellikle yeni seçilen yönetim kurulları bu eksikliği hisseder.

• Yoğun dönemlerde sistem yavaşlar. Örneğin nisan ayı beyanname döneminde gecikme riski belirgin biçimde artar. Bu nedenle beyannameyi son güne bırakmamak gerekir.

• Yetkilendirme katmanlıdır. Belirli ekranlar için ek izin gerekir ve izin alınmadan işlem tamamlanamaz. Yetki devri de kendiliğinden gerçekleşmez.

• Veri güvenliği sürekli izlenmesi gereken bir başlıktır. Sistemde üye kimlik bilgileri de tutulur. Dernek yönetimi bu verileri kişisel veri mevzuatına uygun biçimde kullanmak zorundadır.

• Teknik desteğe erişim her zaman hızlı değildir. Sorun süre içinde çözülmezse bildirim gecikebilir. Böyle durumlarda yazılı başvuru kaydının saklanması yararlıdır.

• Belge yüklemede biçim ve boyut sınırı vardır. Büyük dosyalar bölünmek zorunda kalır. Bölünen belgelerin okunaklı olması ayrıca kontrol edilmelidir.

• Mobil uyum sınırlıdır. Saha çalışması yapan dernekler bu eksikliği daha çok hisseder. Bilgisayar erişimi olmayan yönetici işlemini erteleyebilir.

• Diğer kamu sistemleriyle entegrasyon henüz tamamlanmamıştır. Aynı bilgi birden çok yere girilmek zorunda kalabilir. Bu da veri tutarsızlığı riskini büyütür.

Bu güçlükler bildirim sürelerinin kaçırılmasına yol açabilir. Süre kaçırıldığında idari yaptırım gündeme gelir. Teknik aksaklık iddiası da tek başına sorumluluğu kaldırmaz.

Bildirim Yükümlülüğü Yerine Getirilmezse Ne Olur

Dernekler Kanunu bildirim ve beyanname yükümlülüklerini yaptırıma bağlamıştır. Kanunun 32 nci maddesinin (l) bendine göre 19, 22 ve 24 üncü maddelerdeki yükümlülüğü yerine getirmeyen dernek yöneticilerine idarî para cezası verilir. Aynı maddenin (s) bendi, 23 üncü maddedeki bildirim için ayrı bir idarî para cezası öngörür.

Yurt dışı yardımına ilişkin yükümlülüğün ihlali daha ağır bir yaptırıma bağlanmıştır. Kanunun 32 nci maddesinin (k) bendi, 21 inci maddenin birinci ve ikinci fıkralarına aykırı davrananlar için idarî para cezası öngörür. Yardımı bankalar aracılığıyla almayan yöneticiler bakımından ise (c) bendi uygulanır.

Cezayı Kim Verir ve Kime Verilir

Kanunun 33 üncü maddesi bu sorunun cevabını verir. İdarî yaptırıma karar vermeye mahalli mülki amir yetkilidir. Maddenin ikinci fıkrasına göre 32 nci maddedeki dernek yöneticileri ibaresi, dernek yönetim kurulu başkanını ifade eder.

Ceza, dernek tüzel kişiliğine değil yönetim kurulu başkanına yönelir. Bu nedenle başkanlık görevini üstlenen kişi bildirim takvimini kendisi izlemelidir. Görevi devralan başkan, önceki dönemin eksik bildirimlerini de kontrol etmelidir.

Cezanın muhatabını 5253 sayılı Dernekler Kanunu m. 33 belirler:

“Bu Kanunun 32 nci maddesinde geçen “dernek yöneticileri” ibareleri dernek yönetim kurulu başkanını ifade eder.”

İdarî Para Cezasına Nasıl İtiraz Edilir

İdarî para cezasına karşı kanun yolu 5326 sayılı Kabahatler Kanununda düzenlenmiştir. Kanunun 27 nci maddesine göre başvuru sulh ceza hâkimliğine yapılır. Süre, kararın tebliği veya tefhiminden itibaren on beş gündür. Süre kaçırılırsa ceza kesinleşir ve tahsil aşamasına geçilir.

İdarenin diğer işlemleri bakımından ise idari yargı yolu açıktır. Kaydın silinmesi veya başvurunun reddi gibi işlemlere karşı idari işlemin iptali davası açılabilir. Cezanın kaldırılması talebi için idari para cezasına itiraz ve iptal davası yazımız da incelenebilir.

Yaptırım riski, düzenli bir takvim tutularak azaltılabilir. Genel kurul tarihi, üyelik hareketleri ve beyanname dönemi aynı takvimde izlenmelidir. DERBİS sistemi üzerinden verilen her bildirimin takip numarası bu takvime işlenmelidir. Böylece görev devrinde de bilgi kaybı yaşanmaz.

Uyuşmazlık Hangi Yargı Yerinde Görülür

Dernek işlemlerinden doğan uyuşmazlıklarda yargı yolu ikiye ayrılır. İdarî para cezasına karşı sulh ceza hâkimliğine başvurulur. İdarenin diğer işlemleri ise idare mahkemesinin görev alanına girer.

İdare mahkemesi kararlarına karşı kanun yolu incelemesini bölge idare mahkemeleri ve Danıştay yapar. Görevli yargı yerinin doğru seçilmesi, süre kaybını önler. Yanlış mercie yapılan başvuru, davanın esasına girilmeden reddedilebilir.

DERBİS Sisteminde Beklenen Gelişmeler

Genel Müdürlük, sistemin yeni sürümünü kullanıma açmıştır. Yeni sürümde arayüz sadeleşmiş ve şifre işlemleri ayrı bir kılavuzla anlatılmıştır. Genel Müdürlük eğitim videoları da yayımlamaktadır. Böylece kullanıcıların en sık takıldığı ekranlar tek tek gösterilmektedir.

Kullanıcıların beklediği başlıca iyileştirmeler bellidir. Bunlar arasında mobil uyumun artırılması, belge yükleme sınırlarının genişletilmesi ve yetki devri ekranlarının sadeleştirilmesi sayılabilir. Güçlü kimlik doğrulama da güvenlik tarafında öne çıkan taleptir. Öte yandan arşiv aramasının hızlanması dernek yönetimlerinin sık dile getirdiği bir beklentidir.

Diğer kamu sistemleriyle entegrasyonun genişlemesi ayrı bir beklentidir. Aynı verinin birden çok kuruma tekrar girilmesi böylece sona erer. Tapu, vergi ve sosyal güvenlik kayıtlarıyla kurulacak bağ, bildirim yükünü doğrudan azaltır.

Bu iyileştirmeler yükümlülüğün içeriğini değiştirmez. Beyanname süresi, bildirim süresi ve sorumluluk kuralları kanunda yazılıdır. Sistem yalnız bu kuralların yerine getirilme biçimini kolaylaştırır. Dernek yönetimi bu ayrımı gözden kaçırmamalıdır.

İdare, kendi işlemini geri alabilir veya kaldırabilir. Bu yetkinin sınırları idari işlemin geri alınması ve kaldırılması kurallarıyla çizilir. Dava açma süresi kısa olduğu için tebligat tarihi dikkatle izlenmelidir. Süre, 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanunu hükümlerine göre hesaplanır.

DERBİS Sistemi Konusunda Avukat Desteği

DERBİS sistemi üzerinden verilen bildirimler dernek yönetim kurulu başkanının sorumluluğunu doğurur. Beyanname süresinin kaçırılması, eksik bildirim veya güncellenmemiş yetki idarî yaptırımla sonuçlanabilir. Dernek işlemlerinden doğan uyuşmazlıklarda başvuru süreleri de kısadır. Sorularınızı ücretsiz soru formumuz üzerinden iletebilirsiniz.

Online Hukuki Danışmanlık Nasıl Alınır

Randevu, seçtiğiniz gün ve saat için oluşturulur. Görüşme biçimini de siz belirlersiniz. Zoom, Teams, WhatsApp veya telefon seçenekleri kullanılabilir. Dernek dosyanıza ilişkin ekran kayıtlarını görüşme öncesinde paylaşabilirsiniz.

Sorunuzla ilgili evrakı randevudan önce sisteme yükleyebilirsiniz. Ödeme tamamlandığında randevu bilgisi elektronik postayla gönderilir. Sistemde bir aksaklık yaşanırsa iletişim numaralarımızdan görüşme elle planlanabilir. Randevu için Online Hukuki Danışmanlık sayfasını kullanabilirsiniz.