Doçentlik Başvuru Dosyası Hazırlama (2023 Ekim Dönemi)

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda doçentlik unvanının alınması ve doçentlik kadrosuna atanma ile ilgili hususlar düzenlenmiştir. Doçentlik unvanının alınması için Üniversitelerarası Kurul tarafından yılda en az iki kez ilan edilen takvime göre başvuru yapılabilir. Bu yazımızda doçentlik başvuru dosyası hazırlanması süreci ele alınacaktır. Bu bakımdan

• doçentlik başvuru dosyası nasıl hazırlanır,
• doçentlik başvuru dosyası hangi bilgi belgelerden oluşur,
• doçentlik başvuru dosyası sisteme nasıl yüklenir
• doçentlik başvuru dosyası sonrası beyanname nasıl oluşturulur
• doçentlik başvuru dosyasında dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir

gibi sorulara yanıt bulacaksınız.

Doçentlik Başvuru Dosyasını Hazırlamadan Önce Yapılacaklar

Doçentlik başvuru dosyası hazırlanması akabinde başvurular Doçentlik Bilgi Sistemi (DBS) üzerinden online olarak yapılmaktadır. Başvuru için gereken dosyalar sisteme yüklenmeden önce, tamamlanması gereken ve DBS üzerinden yapılmayan bazı işlemler bulunmaktadır. 

Doçentlik başvuru dosyası hazırlama sürecinde öncelikle, doçentlik başvurusu yapıldığında ilk incelenen ve eksikliği veya yanlışlığı halinde başvurunun reddedilmesi sonucunu doğuran, öğrenim bilgileri kontrol edilmelidir. Bu kapsamda; 

• Öğrenim bilgilerinin YÖK Öğrenim Bilgi Sisteminde yüklü olması, 
• Tez Bilgisinin Ulusal Tez Merkezinde görünür ve indirilebilir olması gerekmektedir. 

Öğrenim bilgileri sistemde yüklü olmayan adaylar, başvuru dosyalarını sisteme yüklese bile, doçentlik başvurularını yapamaz, eksikliğin giderilmesi gerekir. Bu eksiklik Lisans mezuniyetinin bulunduğu Üniversite ile iletişime geçilerek bilgilerin sisteme yüklenmesi veya YÖK sistemindeki bir hatadan kaynaklı ise YÖK ile iletişime geçilerek giderilebilir. 

Yurt içi Tıpta Uzmanlık, Tıpta Yandal Uzmanlık, Diş Hekimliğinde Uzmanlık, Eczacılıkta Uzmanlık hariç diğer bütün öğrenim derecelerine ait mezuniyet bilgileri sistemde bulunmuyor ise ilgili üniversite ile görüşülerek YÖKSİS’e eklemelerini sağlamak gerekir. 

Yurt içi Tıpta Uzmanlık, Tıpta Yandal Uzmanlık, Diş Hekimliğinde Uzmanlık, Eczacılıkta Uzmanlık bilgileri sistemde bulunmuyor ise Sağlık Bakanlığı ile görüşülerek veri tabanlarına eklemeleri sağlanabilir. Adayın tıpta uzmanlık tescil bilgisinin doktor bilgi bankasında bulunması gerekmektedir. 

Yurt dışı Ön Lisans/Lisans/Yüksek Lisans derecelerine ait mezuniyet bilgilerinde denklik unvanı alındığı halde sistemde bulunmuyorsa YÖK Tanıma ve Denklik Hizmetleri Daire Başkanlığı ile görüşülerek veri tabanlarına eklemeleri sağlanabilir. 

Yurt dışı Doktora/Sanatta Yeterlik derecelerine ait mezuniyetlerinde denklik alındığı halde sistemde bulunmuyorsa ÜAK Denklik Birimi ile görüşülerek veri tabanlarına eklemeleri sağlanabilir.

Tez bilgisinin, Ulusal tez Merkezinde görünmediği durumda ise https://tez.yok.gov.tr/UlusalTezMerkezi/giris.jsp  sitesine girerek, Tez Veri Giriş Formunun doldurulması gerekir. Bu form doldurulduktan formu indirip imzalayarak, nüfus cüzdanı ve Tezin [email protected] adresine yollanması gerekmektedir.

Islak imzalı formun taratılıp, tezin PDF dokümanı ile birlikte mail atılması yeterlidir. 

Tezin, ulusal tez merkezi sistemine yüklenmesinin talep edildiği ve tez merkezinde görülebilir/indirilebilir olmasının istenildiği belirtilerek mail gönderilebilir. 

Doçentlik Bilgi Sistemine Yüklenecek Belgeler

Doçentlik Bilgi Sisteminde on iki başlık bulunmakta olup, doçentlik başvuru dosyasında başvuruda bu başlıkların tamamının doğru şekilde doldurulması ve doçentlik başvuru dosyasında yer alan belgelerin yüklenmesi önem arz etmektedir.

Doçentlik bilgi Sistemine, adayın puan değeri olsun-olmasın tüm yayınlarının girilmesi zorunludur. Doçentlik başvuru dosyasında bir ya da birkaç yayının gösterilmemiş olması halinde yayın saklama iddiası ile karşılaşılabilir. Bu kapsamda vaka takdimleri, derlemeler, kısa makaleler, poster bildiriler gibi çalışmaların da sisteme yüklenmesi gerekir.

Kişisel Bilgiler 

Bu başlık altında başvuran adayın iletişim ve adres bilgileri ile YÖK Akademik başlığı ile ORCID ID numarası, bilgileri yer almaktadır. 

İletişim bilgilerinin eksiksiz ve doğru şekilde girilmesi başvuru sonrasında dosyada eksiklik veya açıklanması gereken bir husus bulunduğunda aday ile iletişime geçilmesi gerektiğinde sorun oluşturacaktır. 

ORCID ID (Open Researcher and Contributor ID), araştırmacıların bilgilerini dünya genelinde paylaşabilmeleri için gereken geniş bir altyapıdır. Kişilerin araştırma faaliyetlerinde isimlerinin geçtiği gibi kullanmaları için bir kimlik sağlayarak, araştırmacılar arasında güvenilir ve şeffaf bir bağlantı kurmaktadır. İsim benzerlikleri veya evlendikten sonra soy isim değişikliği gibi durumların ortaya çıkaracağı karışıklıklar ORCID ID numarası ile giderilebilmektedir. YÖK Yürütme Kurulu’nun üniversitelere gönderdiği 08.06.2020 tarihli yazı ile lisansüstü tezler ile makale, kongre ve sempozyum bildirileri, kitap ve her türlü bilimsel yayınların takibinde öğretim elemanları ile tezli lisansüstü öğretim programlarına kayıtlı öğrencilerin Open Researcher and Contributor ID (ORCID) numarası kullanmaları zorunlu hale getirilmiştir.

ORCID ID numarası almak için, https://orcid.org/register adresine bilgilerin girilmesi gerekmektedir. Burada isim, soy isim, mail adresi, şifre bilgilerine ilişkin verilerin siteme girilmesi gerekir. 

Kayıt gerçekleştirildikten sonra kişisel bilgiler sisteme girilebilir. Araştırma kariyeri ile ilgili bilgiler, görev bilgileri, eğitim bilgileri, üyelikler, ödül bilgileri de sisteme girilebilir.

ÜAK Temel Alan

Bu başlıkta doçentlik başvurusu yapan adayın, hangi temel alandan ve bilim alanından başvurduğuna ilişkin çok kritik bir veri girişi gerekmektedir. Çünkü, başvuru dosyası, ilgilinin başvuru alanına göre incelenecek, jüriler bu bilgilere göre belirlenecek, yapılan çalışmaların bilim alanına katkı sunup sunmadığı, bilim alanıyla ilgili olup olmadığı hususları bu bilgilere göre değerlendirilecektir. Bu temel alanlardan herhangi birine girmeyen bir alandan doçentlik başvurusu yapılamaz.

Doçentlik Başvuru Dosyasında eserler ile yayınların ilişkileri özellikle incelendiğinden ÜAK Temel Alanı ile Bilim Alanı seçimi dikkatli yapılmaldıır. Doçentlik Başvuru Dosyasında multidisipliner çalışmalar varsa bilim alanına uygunlukla ilgili eleştiriler gelmektedir.

Temel Alan Bilgisi olarak, Üniversiteler Arası Kurul tarafından belirlenen 12 seçenek bulunmaktadır. Bu temel alanlar şunlardır:

• Eğitim Bilimleri Temel Alanı
• Fen Bilimleri ve Matematik Temel Alanı
• Filoloji Temel Alanı
• Güzel Sanatlar Temel Alanı
• Hukuk Temel Alanı
• İlahiyat Temel Alanı
• Mimarlık, Planlama ve Tasarım Temel Alanı
• Mühendislik Temel Alanı
• Sağlık Bilimleri Temel Alanı
• Sosyal, Beşerî ve İdari Bilimler Temel Alanı
• Ziraat, Orman ve Su Ürünleri Temel Alanı
• Spor Bilimleri Temel Alanı

Bilim alanı olarak ise temel alanlar içerisinde yer alan ve belirli kodlar verilen bilim alanlarından birinin seçilmesi zorunludur. 

Bu başlık altında bazı temel alanlar için zorunlu tutulan bir başka veri girişi ise anahtar kelimedir. Hangi anahtar kelimenin seçileceği, ÜAK Başkanlığı tarafından ilan edilmiş olup, https://www.uak.gov.tr adresinde yer alan Bilim Alanları ve Anahtar Kelimeler başlığından bu bilgilere erişilebilir. Anahtar kelimelerinin seçimi, jüri üyeleri belirlenirken, başvuru alanına en yakın kişilerin seçilebilmesi için önem arz etmektedir.

Öğrenim Bilgisi

Yukarıda da yer verildiği üzere, öğrenim bilgisi, başvurunun reddedilmesi sonucunu doğurabilecek kritik bir bilgidir. Bu başlık altında yer alan bilgiler, güvenli veri kaynağından edinilmeli, tez bilgisinin Ulusal Tez Merkezinde yer alıp almadığı, indirilebilir olup olmadığı kontrol edilmelidir. 

Doçentlik başvurusu yapacak adaylar, Doktora, Sanatta Yeterlik Denklik bilgilerini, Doçentlik Bilgi Sistemi (DBS) üzerinden Başvuru İşlemleri> Başvuru menüsünde “Öğrenim Bilgisi” bölümünden kontrol edecekler, eğer bilgilerine ulaşamazlarsa ilgili bilgi/belgeyi başvuru sırasında sisteme kendileri yükleyecekler ve Üniversitelerarası Kurula göndereceklerdir.

Yabancı Dil Bilgisi

Doçentlik başvurusu yapabilmek için, Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen merkezî bir yabancı dil sınavından en az 55 puan veya uluslararası geçerliliği Yükseköğretim Kurulu tarafından kabul edilen bir yabancı dil sınavından buna denk bir puan almış olmak gerekmektedir. Yabancı dil puanının güvenli veri kaynağından çekilerek sisteme yüklenmesi ve gelen verinin onaylanması gerekmektedir.

Deneyimler

Bu başlık altında adayın akademik görevleri, idari görevleri ve üniversite dışı deneyimlerine ilişkin veri girişi yapılmaktadır. 

Dersler

Bu başlık altında girilecek veriler önemlidir. Çünkü hem asgari şartlar içerisinde ders bilgisinden en az 2 puan alınması gerekmekte hem de adaya puan katkısı olmaktadır. Bu kapsamda; doktora veya uzmanlık eğitimini tamamladıktan sonra yüz yüze ortamlarda verilmiş bir dönem yüksek lisans, doktora veya doktoraya eşdeğer uzmanlık dersi veya bir dönem ön lisans veya lisans dersi verilmiş olması zorunludur. 

Bu zorunluluğu sağlayamayan adayların yurtiçi veya YÖK tarafından tanınan yurtdışı yükseköğretim kurumlarında en az 2 yıl eğitim ve öğretim faaliyetinde bulunması halinde, ders vermiş olma şartını sağlamış sayılır ve asgari 2 puan alırlar.

Bu başlık altında veri girişi yapılması dışında, ders belgesi de yüklenmesi gerekmektedir. Bu belge ilgili üniversitenin Rektörlüğünden, dekanlığından veya personel daire başkanlıklarından talep edilebilir. Ders belgesinde, görevlendirilen ders dönem bilgisi, dersin adı, hangi öğrencilere verildiği, kaç saat verildiği gibi bilgiler yer almalı, resmi belge mahiyetinde olan belgede imza, kaşe bulunmalıdır. 

Proje Bilgileri

Bu başlık altına veri girişi yapılması, asgari şartlar arasında yer alan zorunlu hususlardan biri değildir. Ancak proje alanında çalışma yapılmaması halinde bu durum jüriler tarafından eleştiri konusu yapılmaktadır. Proje başlığı, adayların puan alabileceği kısımlardan biridir. Bilimsel Araştırma Projeleri dışında kalan proje çalışmalarının puan karşılığı bulunmaktadır.

Proje bilgisi giren adayların, projeye ilişkin, yürütücüler, araştırmacılar, katkıda bulunanlar, proje konusu, projenin bütçesi, proje sonuçlandıysa proje sonuç raporu gibi belgeleri sisteme yüklemesi gerekmektedir.  

Yönetilen Tezler

Doçentlik Başvuru Dosyasında özellikle dikkat edilen ve incelenen kısımlardan biridir. Bu başlık altına girilecek bilgiler, Üniversite Bilgi Sisteminden çekilmektedir. Danışmanlığı yapılan ve tamamlanmış tez çalışmaları bu bölümde yer almaktadır. Henüz tamamlanmayan tezlerin yönetilen tezler kısmına girilmesi mümkün değildir. Ayrıca tamamlanan tezlere ilişkin de belge yüklenmesi gerekmemektedir. 

Yayınlar

Bu başlık, doçentlik başvuru dosyasında bulunan adayların en önemli ve dikkat etmesi gereken kısımdır. Bu kısımda yapılacak bir yanlışlık başvurunun reddedilmesi sonucunu doğurabilir. Ayrıca puan hesaplamasını değiştirebilecek yanlış veri girişleri veya belge yüklenmesi etik ihlal gibi iddialara zemin hazırlayabileceğinden ciddi sonuçları olabilir.

Makalelere ilişkin veri girişi yapılırken, yayının yayımlandığı dergi bilgileri, yayına ilişkin varsa Doi numarası, sayfa, sayı, cilt numaraları, endeks bilgileri ve yazarlar doğru şekilde sisteme girilmelidir. Yüklenecek belgelerde ise makalenin metin bilgisinin, sayfa sayı, cilt numarası almış halinin yüklenmesi önem arz eder. Diğer yandan Editör endeks ve kapak bilgilerinin doğru şekilde sisteme yüklenmesi gerekir. En çok hata yapılan husus endeks bilgisine ilişkin bilgi olup, burada makalenin yayımlandığı yıl, yayımlanan derginin ilgili endekste taranıyor olması gerekir. Bu bilgi, tarandığı iddia edilen endeksten de kontrol edilmelidir.

Doçentlik başvuru dosyasında yer alan kitaplara ilişkin veri girişi yapılırken, kitabın kapak, künye bilgileri, uluslararası veya ulusal yayınevi belgeleri ve kitap bölümü ya da kitabın tamamı yazıldıysa tüm kitabın sisteme yüklenmesi gerekmektedir. 

Bildirilere ilişkin veri girişi yapılırken, özellikle bildirinin sunulduğu kongrenin uluslararası kongre olduğu iddia ediliyorsa, bildiri kitapçığında bu bilgi yer almalıdır. Uluslararası katılımlı bir kongre, uluslararası iddiasıyla sisteme yüklenecekse, jüri üyeleri tarafından katılımcıların ve kongre düzenleme heyetinin yabancılık oranına dikkat edildiği bilinmelidir. Bildirilere ilişkin yüklenecek belgelerden diğeri ise katılım belgesidir. 15 Aralık 2016 sonrasında düzenlenen kongrelere ilişkin katılım belgesi yüklenmesi zorunludur. Katılım belgesi yüklenmeyen bildirilerin puanlanmaması gerekir. 

Editörlüğü yapılan kitaplara ilişkin bilgi girişi yapılırken, belge yüklenmesi zorunlu değildir. Belge yükleme kısmı bulunmamaktadır.

Tasarım/Ödül/Patent, Sanatsal Faaliyetler, Diğer Başlıkları

Bu kısımda yapılacak veri girişlerinin doğrudan puan katkısı olmasa da adayın profili açısından olumlu katkısı olmakta, jüri üyeleri adayın aktif şekilde bilimsel faaliyette bulunmasını, meslek örgütlerine üyelik, kurs, eğitim gibi faaliyetlerde yer almasını önemsemektedir. 

Sertifika kurs bilgilerine ilişkin belge yüklemek gerekmemektedir. Ödül bilgisi girilmiş ise buna ilişkin belge yüklemek zorunludur. 

Başvurunun Sonlandırılması ve Beyannamenin Hazırlanması

Üniversitelerarası kurul tarafından belirlenen tarihlerde yılda iki kez yapılan doçentlik başvuruları, yılın Mart ve Ekim aylarının 20’si ile 31’i arasında tamamlanmalıdır. Başvuru tarihi geldiğinde, Doçentlik Bilgi Sisteminde yer alan Doçentlik Başvurusu başlığı aktif hale gelmektedir. Dosyada öğrenim bilgileri veya bir yayına ait yüklenmesi zorunlu olan belge yüklenmemiş ise sistem hata uyarısı vermekte ve beyanname hazırlama adımına geçilememektedir. Herhangi bir eksiklik bulunmaması halinde ise beyanname hazırlama adımına geçilmektedir.

Hazırlanacak beyanname 10 bölümden oluşmaktadır. Bu bölümlere yüklenecek yayınlar ekle seçeneğine tıklayınca liste halinde gelen tüm yayın başlıkları arasından seçilmektedir. Bu aşamada, asgari puan şartı kadar değil puanlanmak istenen tüm yayınların sisteme girilmesi gerektiği göz ardı edilmemelidir.

Adayın puanlamak istemediği, henüz basılmamış ama kabul almış, bir kongrede bildiri olarak sunulmuş olup o kısımda puanlanacak yayınlar ise puanlama dışı bırakılacağından bu yayınlara ilişkin bir seçimde bulunulmamalıdır.

Beyannameye yüklenecek her yayın için doktora öncesi veya sonrası seçeneği çıkmaktadır. Yayının doktora öncesi mi sonrası mı yapıldığına dikkat edilerek giriş buna göre yapılmalıdır. Çünkü doktora sonrası asgari 90 puan almış olmak şartının sağlanıp sağlanmadığı bu seçime göre belirlenmektedir.

Aşağıda beyannamede yer alan hususların neler olduğu ve bu alanlara hangi bilgilerin nasıl girileceği Sağlık Bilimleri temel alanı beyanname örneği baz alınarak açıklanmıştır. Diğer bilim alanlarında da benzer bir beyanname doldurulacağı için açıklanan hususlardan istifade edilebilir.

Doçentlik Başvuru Dosyasında Birinci bölüm Uluslararası Makale kısmıdır.

Bu kısımda, 3 alt başlık bulunmakta olup, başlıklardan (a) başlığında yer alan kısım “SSCI, SCI, SCI- Expanded veya AHCI kapsamındaki dergilerde yayınlanmış̧ özgün araştırma makaleleri” dir. Bu kısma, adayın puanlamak istediği tüm özgün makale niteliğindeki SSCI, SCI yayınları seçilerek yüklenmelidir. SCI-E olup vaka takdimi niteliğinde olan yayınların bu kısma yüklenmemesine dikkat edilmelidir. 

Birinci bölümün (b) başlığında yer alan kısım, “Uluslararası alan indeksleri tarafından taranan (a bendinde belirtilen indeksler dışındaki indekslerde yer alan) dergilerde yayımlanmış̧ özgün araştırma makalesi” kısmıdır. Bu kısma, adayın puanlamak istediği, tüm özgün makale niteliğinde olup (a) bendi dışındaki indekslerde yer alan dergilerde yayımlanmış yayınlar seçilerek yüklenmelidir. 

Birinci bölümün (c) başlığında yer alan kısım, “(a) bendi kapsamındaki dergilerde yayımlanan vaka takdimi” kısmıdır. Bu kısma adayın puanlamak istediği SSCI, SCI, SCI- Expanded veya AHCI kapsamındaki dergilerde yayınlanmış̧ tüm vaka takdimi yayınları seçilerek yüklenmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında İkinci bölüm Ulusal Makale kısmıdır.

Bu kısımda, “ULAKBİM tarafından taranan ulusal hakemli dergilerde yayımlanmış̧ özgün araştırma makalesi” alt başlığı yer almaktadır. Bu kısma aday tarafından puanlanmak istenen ve ULAKBİM (TRDİZİN) tarafından dergilerde yayımlanmış özgün araştırma makaleleri seçilerek yüklenmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Üçüncü bölüm, Lisansüstü̈ veya Tıpta Uzmanlık Tezlerinden Üretilmiş̧ Yayınlar kısmıdır.

Bu kısımda, dört alt başlık bulunmakta olup, yapılan yayın veya yayınlar bu başlıklardan hangisine giriyorsa o başlık altında puanlanmasına dikkat edilmelidir. (a) başlığında “SCI, SCI-Expanded, SSCI veya AHCI kapsamındaki dergilerde yayımlanmış̧ makale”, (b) başlığında “Diğer uluslararası ve ulusal hakemli dergilerde yayımlanmış̧ makale” (c) başlığında “Uluslararası sempozyumda/kongrede sunulmuş̧ ve tam metni basılmış̧ alanında bilime katkı sağlayan sözlü̈ bildiri” (d) başlığında ise “Ulusal sempozyumda/kongrede sunulmuş̧ ve tam metni basılmış̧ alanında bilime katkı sağlayan sözlü̈ bildiri” yer almaktadır. Girilen başlığa göre alınacak puan değiştiği için yayına hangi başlık altında yer verildiğine dikkat edilmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Dördüncü bölüm, Kitap kısmıdır.

Bu kısımda dört alt başlık bulunmakta olup, yapılan yayın veya yayınlar bu başlıklardan hangisine giriyorsa o başlık altında puanlanmasına dikkat edilmelidir. (a) başlığında “Uluslararası yayınevleri tarafından yayımlanmış kitap”, (b) başlığında “Uluslararası yayınevleri tarafından yayımlanmış kitap bölümü” (c) başlığında “Ulusal yayınevleri tarafından yayımlanmış kitap” (d) başlığında ise “Ulusal yayınevleri tarafından yayımlanmış kitap bölümü” yer almaktadır. Girilen başlığa göre alınacak puan değiştiği için yayına hangi başlık altında yer verildiğine dikkat edilmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Beşinci bölüm Patent kısmıdır.

Alınan ve puanlanmak istenen bir patent bilgisi mevcutsa bu alana girilmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Altıncı bölüm, Atıf kısmıdır.

Bu kısımda üç alt başlık bulunmaktadır:

(a) başlığında, SCI, SCI-Expanded, SSCI ve AHCI tarafından taranan dergilerde; tanınmış̧ uluslararası yayınevleri tarafından yayımlanmış̧ kitaplarda yayımlanan ve adayın yazar olarak yer almadığı yayınlardan her birinde, metin içindeki atıf sayısına bakılmaksızın adayın atıf yapılan her eseri için alınan atıflar”,

(b) başlığında “SCI, SCI-Expanded, SSCI ve AHCI dışındaki endeksler tarafından taranan dergilerde; tanınmış̧ uluslararası yayınevleri tarafından yayımlanmış̧ kitaptalardı bölüm yazarı olarak yayımlanan ve adayın yazar olarak yer almadığı yayınlardan her birinde, metin içindeki atıf sayısına bakılmaksızın adayın atıf yapılan her eseri için alınan atıflar,

(c) başlığında ise “Ulusal hakemli dergilerde; tanınmış̧ ulusal yayınevleri tarafından yayımlanmış̧ kitaplarda yayımlanan ve adayın yazar olarak yer almadığı yayınlardan her birinde, metin içindeki atıf sayısına bakılmaksızın adayın atıf yapılan her eseri için alınan atıflar” yer almaktadır.

Her başlık altında yer alan atıfları seçmek için ekle seçeneğine basıldığında sadece o kısma ait atıf listesi gelmektedir. Açılan listeden tüm atıflar seçilerek sisteme yüklenmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Yedinci bölüm Lisansüstü Tez Danışmanlığı kısmıdır.

Bu kısımda (a) başlığı altına “Doktora/Doktoraya eşdeğer uzmanlık” tezleri için yapılan danışmanlıklar, (b) başlığı altına ise “Yüksek Lisans” tezleri için yapılan danışmanlıklar seçilerek girilmelidir. 

Doçentlik Başvuru Dosyasında Sekizinci bölüm Bilimsel Araştırma Faaliyeti kısmıdır.

Bu kısımda dört başlık bulunmakta olup, (a) başlığında “Devam eden veya başarı ile tamamlanmış̧ AB Çerçeve Programı bilimsel araştırma projesinde koordinatör/baş araştırmacı olmak”, (b) başlığında “Devam eden veya başarı ile tamamlanmış̧ AB Çerçeve programı bilimsel araştırma projesinde ortak araştırmacı olmak”, (c) başlığında “Devam eden veya başarı ile tamamlanmış̧ a ve b bentleri dışındaki uluslararası destekli bilimsel araştırma projelerinde (derleme ve rapor hazırlama çalışmaları hariç̧) görev almak”, (d) başlığında ise “Üniversite dışındaki kamu kurumlarıyla yapılan ve başarıyla tamamlanmış̧ veya devam eden bilimsel araştırma projelerinde görev almak” yer almaktadır. Yapılan projeler varsa hangi başlık altına girdiğine dikkat edilerek bu kısma yüklenmelidir.

Doçentlik Başvuru Dosyasında Dokuzuncu bölüm, Bilimsel Toplantı Faaliyeti kısmıdır.

Bu kısma Sözlü bildirilerin girilmesi gerekmektedir. Bu kısımda iki başlık bulunmakta olup, (a) başlığında, Uluslararası bilimsel toplantılarda sunulan (poster hariç̧), tam metni veya özeti matbu veya elektronik olarak bildiri kitapçığında yayımlanmış̧ çalışmalar., (b) başlığında ise Ulusal bilimsel toplantılarda sunulan (poster hariç̧), tam metni veya özeti matbu veya elektronik olarak bildiri kitapçığında yayımlanmış̧ çalışmalar yer almaktadır. 

Bu kısma giriş yapılırken seçilen çalışmanın poster olmamasına çok dikkat edilmelidir. Ayrıca ulusal yayınlar ulusal kısmına uluslararası yayınlar ise uluslararası kısmına girilmeli seçilen yayınlar dikkatli şekilde gözden geçirilmelidir. Makale olarak yayınlanmış veya aynı kongrede sunulduğu için sadece bir tanesi puanlanacak olan bildirilerin seçilmediği hususu çok önemlidir. 

Bu kısımda ve makale kısmında hata yapmamak için beyanname hazırlama adımına geçmeden önce puanlanacak yayınların numaraları belirlenerek seçim yaparken göz önünde bulundurulması hataları azaltacaktır.

Doçentlik Başvuru Dosyasında  Onuncu bölüm, Eğitim- Öğretim Faaliyeti kısmıdır.

Bu kısımda iki başlık bulunmakta olup, (a) başlığında “Bir dönem yüksek lisans, doktora veya doktoraya eşdeğer uzmanlık dersi”, (b) başlığında ise “Bir dönem önlisans veya lisans dersi” yer almaktadır. Verilen dersin hangi başlık altına yer alıyorsa ilgili alana girilmesi önem arz etmektedir.

Doçentlik başvuru dosyası hazırlama sürecinde tüm başlıklara ilişkin girişler tamamlandıktan sonra beyannamenin en altında adayın ham (brüt) puanı, doktora öncesi ham puanı ve net puanına ilişkin bilgi yer alır. Bu puanlardan net puanın asgari puan sınırını geçip geçmediğine dikkat edilmelidir. 

Beyanname oluşturulması işlemi tamamlanınca sonraki adıma geçilerek, oluşan beyanname örneği indirilerek son kontroller dikkatlice yapılmalıdır. Çünkü onay işlemi yapıldıktan sonra beyannamede değişiklik yapılamamakta, ekleme-çıkarma mümkün olmamaktadır.

Kontrol işlemi de yapıldıktan sonra değiştirilecek bir bilgi olmadığı kanaatine varılırsa, onay işlemi yapılarak ödeme adımına geçilir. Ödenecek tutar her başvuru döneminde güncellenir (2023 Mart Dönemi 2.471 TL). Ödeme kredi veya banka kartı ile sistem üzerinden yapılmakta olup, onayla ve ödeme adımına geç seçeneği seçildiğinde otomatik olarak ödeme sayfası açılmaktadır. Ödeme adımı da tamamlandığında bazen sayfada “Ödeme işlemi başarılı, Lütfen ödeme ekranını kapattıktan sonra başvuru ekranındaki çıktılarınızı kontrol ediniz, Bu işlem yapılmadığı takdirde başvurunuz tamamlanmayacaktır” uyarısı ile karşılaşılabilir. 

Bu durumda ilgili sayfa kapatılarak, başvuru ekranını yeniden açılmalı, sayfanın altında yer alan doçentlik başvurusu seçeneğine tıklanarak beyanname adımına geçilmeli, burada herhangi bir değişiklik yapılmadan sonraki sayfaya ilerlenmelidir. Bu durumda ekranda başvuru ve ödeme başarılı şekilde tamamlanmıştır bilgisi çıkmaktadır. 

Bu adım da tamamlandıktan sonra başvuru işlemi tamamıyla sonuçlanmıştır. Ekranda yer alan Beyanname, Aday Özgeçmiş Formu ile Sisteme yüklenen belgeler dışında ÜAK’a fiziki dosya gönderecek adaylar (Eksik bir belgesi bulunan yahut belirli alanlarda ÜAK tarafından fiziki dosya teslimin zorunlu tutulduğu durumlarda) için dilekçe örneği indirilebilir durumda ekranda görülür. Beyanname ve özgeçmiş örneğinin indirilerek kontrol edilmesi mümkündür. 

Doçentlik başvuru dosyası hazırlanıp başvuru tamamlandıktan sonra aday, süreci, DBS ekranında başvuru seçeneği yanında yer alan Aday Bilgi Açıklama seçeneğini seçerek takip edebilir. Burada jürilerin atanması, hangi jürilerin atandığı, jüri raporları gibi hususlar, sisteme girildikçe görülebilecektir. 

Beyanname kontrol işlemi yapılırken başvurunun reddedilmesi sonucunu doğuracak bir hata yapıldığı fark edilirse veya başvurudan vazgeçilmek istenirse, başvuru tarihinden sonraki 10 gün içerisinde doçentlik başvurusu yapılan kısımda Doçentlik Başvurusunu Geri Çek seçeneği seçilerek başvurudan vazgeçilebilir. Bu 10 günlük süre de geçtikten sonra doçentlik başvuru dosyası hazırlama süreci tamamlanmış olur. Bu aşamadan sonra dosyanın değerlendirilmesi ve jüri raporlarının hazırlanması beklenir.

Doçentlik Başvurusu Dosyası hazırlarken yapılan yanlışlıklardan dolayı etik inceleme ya da asgari koşulların sağlanmadığına dair karar ile doçentlik başvurusu iptal edilen doçent adayları verilen karara itiraz edebilir veya yargı yoluna taşıyabilir. Bu hususta şu yazımız size yol gösterici olacaktır.:

Doçentlik Başvurusunun Reddi Kararına İtiraz ve Dava